El cambio de oficina que más temen las empresas no es la logística, sino la informática

Cajas apiladas, muebles desmontados, coordinación de empresas de mudanzas: la parte logística de un traslado de oficinas es visible, planificable y controlable. La parte informática es diferente. Es invisible hasta el momento en que falla, y cuando falla, lo hace en el peor momento posible: el primer día de trabajo en las nuevas instalaciones, con todo el equipo esperando poder encender los ordenadores.

Servidores que no arrancan en las nuevas instalaciones. Red que no funciona porque el cableado no está terminado. Teléfonos IP sin configurar. VPN que no se conecta. Correo electrónico que no se sincroniza. Impresoras que nadie sabe cómo conectar a la nueva red. Un día entero —o más— de parón en la empresa, con costes reales y clientes sin respuesta.

DataRoad elimina este riesgo. Nos hacemos cargo por completo del aspecto informático del traslado de su empresa —desde la planificación hasta la configuración final— para que, el primer día en las nuevas instalaciones, el equipo solo tenga que encender los ordenadores y ponerse a trabajar. Así de sencillo.

Un cambio de oficina es una oportunidad. No la desperdicies.

La mayoría de las empresas ven el cambio de oficina simplemente como una interrupción que hay que minimizar. Las empresas más inteligentes lo ven como una oportunidad única: para modernizar la infraestructura de TI, solucionar los problemas que se han ido acumulando a lo largo de los años y sentar unas bases tecnológicas sólidas para los próximos 5 a 10 años.

Un cambio de oficina es el momento ideal para:

Sustituir el cableado antiguo y no certificado por una infraestructura Cat6A con certificación de puntos de red, capaz de soportar las velocidades y los sistemas de los próximos años sin necesidad de volver a intervenir.

Migrar servidores físicos antiguos a una infraestructura virtualizada o en la nube, eliminando así los equipos obsoletos y los riesgos de fallo que estos suponen.

Implementar una red inalámbrica corporativa de calidad —con un estudio del sitio, puntos de acceso profesionales y gestión centralizada— en lugar de cometer el mismo error de instalar un router doméstico en un armario.

Revisar y modernizar el sistema telefónico: migrar a VoIP y a una centralita IP-PBX, eliminando los costosos contratos de telefonía fija.

Reorganizar la seguridad de la red: implementar un cortafuegos adecuado, una VPN para el teletrabajo y la segmentación de la red entre departamentos.

DataRoad ayuda a su empresa a llevar a cabo esta transición de forma inteligente, sin limitarse a trasladar los viejos problemas a un nuevo entorno.

Qué hace DataRoad en el traslado de las oficinas de su empresa

Auditoría informática previa al traslado

En primer lugar, DataRoad lleva a cabo una auditoría completa de la infraestructura informática existente: inventario de todos los equipos, mapeo de los sistemas críticos, identificación de dependencias y evaluación del estado de cada componente. El objetivo es saber exactamente qué hay, qué hay que migrar, qué hay que sustituir y qué se puede aprovechar.

Esta auditoría constituye la base del plan de migración, y es la razón por la que los cambios que coordina DataRoad no deparan sorpresas.

Proyecto de red para las nuevas instalaciones

Basándose en el plano de las nuevas instalaciones y en los requisitos de la empresa, DataRoad desarrolla el proyecto completo de la red: ubicación de todos los puntos de red de datos y voz, trazado del cableado, colocación de los racks, arquitectura de la red inalámbrica con estudio del emplazamiento y dimensionamiento de los conmutadores y los sistemas activos.

El proyecto se entrega al cliente antes del inicio de las obras, incluyendo planos, especificaciones de materiales y calendario de instalación.

Instalación de cableado estructurado certificado

Instalación de cableado estructurado Cat6A en las nuevas instalaciones, con certificación de cada punto de red mediante equipos de Fluke Networks y entrega de un informe de certificación completo. Montaje y organización de racks, paneles de conexión y cableado, con un acabado profesional y documentación que garantiza que cualquier técnico, en el futuro, comprenda de inmediato la arquitectura de la red.

Instalación de una red inalámbrica corporativa

Diseño e instalación de una red inalámbrica profesional con estudio previo del emplazamiento: puntos de acceso Ubiquiti UniFi, Cisco o Fortinet colocados en función de la cobertura medida, y no de la conveniencia del tendido de cables. Configuración de SSID por perfil de usuario, separación de VLAN entre empleados, visitantes y dispositivos IoT, y gestión centralizada con supervisión en tiempo real.

Migración de servidores y sistemas críticos

La migración de servidores es la parte más crítica de cualquier traslado de oficinas, y la que suele salir mal con mayor frecuencia cuando no la gestionan especialistas. DataRoad planifica la migración al detalle: ventana de mantenimiento fuera del horario laboral, copia de seguridad completa antes de cualquier intervención, migración por fases para minimizar el tiempo de inactividad y validación de todos los sistemas antes de reanudar el trabajo.

Migramos servidores físicos, servidores virtualizados en VMware e Hyper-V, dispositivos NAS de almacenamiento, servidores de archivos y servidores de aplicaciones, con una reconfiguración completa para las nuevas instalaciones y la validación de todas las dependencias.

Configuración de red, cortafuegos y VPN

Instalación y configuración de un cortafuegos Fortinet o Sophos, con reglas de seguridad adaptadas al perfil de riesgo de la empresa, VPN para el acceso remoto de los empleados y entre oficinas, y segmentación de la red mediante VLAN entre departamentos. La nueva red parte de una base segura; no se «añade seguridad a posteriori».

Migración de la centralita

Migración del sistema telefónico a VoIP con una centralita IP-PBX —Asterisk, 3CX u otra plataforma— con portabilidad de los números existentes, configuración de extensiones y grupos de llamadas, e integración con el sistema CRM, si procede. Eliminación de los costosos contratos de telefonía fija y transición a un sistema moderno, flexible y escalable.

Reubicación y configuración de puestos de trabajo

Desmontaje, transporte y montaje de todos los puestos de trabajo, con una reconfiguración completa de cada ordenador para las nuevas instalaciones: conexión a la red, impresoras, recursos compartidos, VPN y software empresarial. Cada empleado llega a las nuevas instalaciones y se encuentra con su puesto de trabajo tal y como lo dejó, pero mejorado.

Integración con Microsoft 365 y la nube

Las empresas que utilizan Microsoft 365, Azure, Google Workspace u otras plataformas en la nube se benefician especialmente de un cambio de oficina: es el momento ideal para revisar las licencias, optimizar las configuraciones y garantizar que la nueva infraestructura esté totalmente integrada con los servicios en la nube. DataRoad configura la integración entre la red local y los servicios en la nube, garantizando el inicio de sesión único, la sincronización de identidades y el acceso seguro a todos los recursos.

Pruebas y validación antes del cambio físico

Siempre que sea posible, DataRoad comprueba toda la infraestructura informática de las nuevas instalaciones antes del traslado físico de los empleados: conexión a Internet, red interna, servidores, impresoras, teléfonos y acceso a todos los sistemas críticos. El objetivo es que el primer día de trabajo en las nuevas instalaciones sea exactamente igual que cualquier otro día: sin sorpresas, sin esperas, sin frustraciones.

Traslado de oficinas sin pérdida de productividad: cómo lo garantizamos

La pérdida de productividad durante una mudanza de oficinas mal gestionada no aparece en ninguna factura, pero está ahí. Hagamos cuentas: una empresa con 30 empleados que pierde un día entero de trabajo por problemas informáticos durante la mudanza está desperdiciando el equivalente a un mes de trabajo de una persona. Si los problemas se prolongan durante dos o tres días —lo que ocurre con frecuencia sin un socio de TI dedicado—, el coste real de la mudanza es muy superior al presupuesto de las obras.

DataRoad planifica la transición informática para lograr un tiempo de inactividad cero:

Trabajamos en las nuevas instalaciones antes de la mudanza: la infraestructura de red y los sistemas críticos están operativos antes de que llegue el primer empleado.

Realizamos la migración de los servidores fuera del horario laboral, normalmente el fin de semana anterior al traslado, para que el lunes todo esté listo.

Contamos con un equipo técnico en las instalaciones el primer día, para resolver de inmediato cualquier problema que surja y garantizar que ningún empleado se quede sin poder trabajar en todo el día.

Hacemos una copia de seguridad completa de todos los datos antes de trasladar cualquier sistema, porque los accidentes ocurren y la recuperación de datos es mucho más cara que la prevención.

Ejemplos de proyectos de transformación e implementación de TI

NewHotel Software — Oficinas en Lisboa, Braga, Faro y Funchal

NewHotel Software eligió a DataRoad para la instalación y configuración de dos sistemas de centralita IP-PBX —uno local y otro en la nube de Microsoft Azure— para sus oficinas de Lisboa, Braga, Faro y Funchal. Un proyecto que requirió la coordinación entre cuatro ubicaciones, la portabilidad de números, la integración con la plataforma Azure y la configuración de VoIP en todas las sedes. DataRoad garantizó que la transición fuera transparente para los usuarios en todas las ubicaciones.

ReStream — Renovación integral de una oficina en Cascais

DataRoad se encargó de la renovación total de la infraestructura informática de ReStream en Cascais: instalación de un nuevo cableado estructurado, conmutadores de última generación, múltiples puntos de acceso Wi-Fi 6 e implementación de una solución de cortafuegos para la protección perimetral. Un proyecto de renovación integral que transformó una infraestructura obsoleta en una red moderna, gestionada y supervisada.

Grupo Mitrelli — Implementación en varias sedes

Instalación y renovación completa de la red informática del Grupo Mitrelli en varias sedes, con cableado estructurado, conmutadores de núcleo y puntos de acceso Wi-Fi 6 en múltiples instalaciones. DataRoad coordinó el proyecto en las diferentes sedes, garantizando una arquitectura de red coherente y una gestión centralizada de toda la infraestructura.

Varandas de Lisboa — Implementación de sistemas informáticos en un edificio de nueva construcción

Implementación completa de la infraestructura informática en los 22 apartamentos turísticos Varandas de Lisboa, partiendo de cero: cableado estructurado, red inalámbrica con separación por apartamento, redundancia en el acceso a Internet y gestión centralizada. Un proyecto de implementación desde cero que transformó un edificio rehabilitado en una instalación tecnológicamente completa, lista para recibir huéspedes desde el primer día.

Forward College — Implementación del campus informático

Implementación de la infraestructura de red informática y wifi del Forward College —Universidad de Londres en Lisboa— en sus instalaciones de Lisboa. Un entorno académico exigente, con requisitos de alta densidad de usuarios, integración con los sistemas de autenticación de la universidad y capacidad para admitir cientos de dispositivos simultáneos.

Lista de comprobación de TI para el traslado de oficinas: lo que no puede fallar

DataRoad comparte la lista de comprobación que utiliza internamente en todos los proyectos de traslado de oficinas, para que no se pase por alto ningún detalle:

Antes del cambio:

• Inventario completo de todo el equipo informático
• Copia de seguridad completa y verificada de todos los datos críticos
• Se ha aprobado el proyecto de cableado estructurado de las nuevas instalaciones
• Se ha realizado un estudio de la red inalámbrica
• Se confirma el contrato con el operador de telecomunicaciones para las nuevas instalaciones
• Centralita y números portados configurados
• Plan de migración de servidores definido con ventana de mantenimiento
• Microsoft 365 / cloud preparado para las nuevas configuraciones de red
• Equipos nuevos para sustituir a los obsoletos, ya pedidos y disponibles

Durante la mudanza:

• Infraestructura de red validada antes de la llegada de los empleados
• Servidores migrados y probados fuera del horario laboral
• Puestos de trabajo configurados y probados individualmente
• Impresoras conectadas y probadas en todos los departamentos
• VPN y acceso remoto validados
• Teléfonos IP configurados y probados

El primer día:

• El equipo técnico de DataRoad está presente en las instalaciones
• Servicio de asistencia técnica reforzado para dar respuesta inmediata a cualquier problema
• Validación final de todos los sistemas críticos antes de la apertura

¿Por qué confiar el traslado de oficinas a DataRoad?

Experiencia demostrada en proyectos de implementación de TI. DataRoad cuenta con más de 20 años de experiencia en la instalación, configuración y migración de infraestructuras de TI para empresas en Portugal, desde pymes hasta multinacionales, desde oficinas con 10 puestos hasta instalaciones con cientos de usuarios.

Un único interlocutor para todo el ámbito informático. Cableado, red inalámbrica, servidores, telefonía, nube, puestos de trabajo: todo gestionado por DataRoad, sin necesidad de coordinar a múltiples proveedores con agendas diferentes.

Una planificación que evita sorpresas. Nuestro proceso comienza con una auditoría y termina con una validación: nada se deja al azar ni se descubre el mismo día de la mudanza.

Presencia nacional. DataRoad opera en Lisboa, Oporto, el Algarve, Madeira y Évora, y tiene capacidad para coordinar mudanzas en múltiples ubicaciones al mismo tiempo.

Asistencia continua tras la mudanza. La relación con DataRoad no termina una vez finalizada la mudanza. Con IT Unlimited, su empresa cuenta con asistencia ilimitada, supervisión 24/7 y gestión total de la infraestructura de TI, tanto en las nuevas instalaciones como en cualquier ampliación futura.

¿Está pensando en cambiar de oficina?

Cuanto antes se incorpore a DataRoad en la planificación, más tranquilo será el cambio. Lo ideal es que el proyecto de TI comience entre 60 y 90 días antes de la fecha prevista para el cambio, a fin de garantizar tiempo suficiente para el diseño, la instalación, las pruebas y la migración sin prisas.

Póngase en contacto con nosotros ahora para concertar una primera reunión de planificación, gratuita y sin compromiso. Le presentaremos un plan de implementación de TI personalizado para la transformación de su empresa.

☎ 211 459 950 (llamada a la red fija nacional)
✉ sales@dataroad.pt

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